Das Telefon klingelt zur falschen Zeit
Auf der Leiter, unter der Spüle, mitten in der Färbung. Abnehmen heißt, die Arbeit wegzulegen. Nicht abnehmen kostet manchmal den Auftrag.
KI-Automation & Beratung
Weniger Routine. Mehr Vorsprung.
Wir verbinden KI, Automationen und Ihre bestehenden Systeme zu Abläufen, die verlässlich im Hintergrund laufen — nachvollziehbar dokumentiert und mit einer klaren Grenze, ab der ein Mensch übernimmt.
Ausgangslage
Wo die Zeit tatsächlich verloren geht
Selten an einer großen Stelle. Meistens in vielen kleinen, die einzeln harmlos aussehen und sich über die Woche summieren.
Alles wird zweimal eingetragen
Vom Zettel im Transporter in den Kalender, aus dem Kalender ins Angebot, aus dem Angebot in die Rechnung. Jeder Übertrag kann schiefgehen.
Angebote entstehen nach Feierabend
Tagsüber ist dafür keine Zeit, also wird abends am Küchentisch gerechnet. Wer erst Tage später antwortet, hat den Auftrag manchmal schon verloren.
Wissen hängt an einer Person
Welcher Termin frei ist, weiß nur die Bürokraft oder die Chefin am Empfang. Ist sie krank, steht der Ablauf still.
Leistungen
Was wir automatisieren
Einzeln oder als zusammenhängendes System — angebunden an das, was Sie heute schon nutzen. Was davon für Sie sinnvoll ist, klärt sich in der Analyse, nicht vorher.
Telefon-Agenten
Nehmen Anrufe entgegen, verstehen das Anliegen, buchen Termine oder leiten weiter. Rund um die Uhr, auch wenn parallel drei Leitungen klingeln.
Website-Agenten
Beantworten wiederkehrende Fragen direkt auf Ihrer Seite, sortieren Anfragen vor und übergeben an Sie, sobald es konkret wird.
Terminvereinbarung
Prüft Verfügbarkeit, trägt ein, bestätigt und erinnert. Ohne Hin und Her per Telefon und ohne doppelt belegte Slots.
E-Mail-Automation
Sortiert Eingänge, erkennt worum es geht, bereitet Antworten vor und legt das Ergebnis dort ab, wo es hingehört.
Dokumentenverarbeitung
Liest Lieferscheine, Rechnungen und Formulare aus, überträgt die Werte und meldet, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Inventurbot
Bestände per Chat-Nachricht statt per Zettel: Menge und Artikel genügen. Der Bot erkennt die Artikel, legt sie zur Bestätigung vor und schreibt sie in die Bestandstabelle.
Interne Workflows
Übergaben zwischen Systemen, die heute per Zuruf laufen: Bestellung, Freigabe, Nachfassen, Übertrag ins CRM.
Beispiele
Vorher und nachher
Vier typische Abläufe. Ob sie sich in Ihrem Betrieb genau so abbilden lassen, hängt von Ihren Systemen ab — das prüfen wir vorher, nicht hinterher.
Telefon-Agent
Terminanfrage während der Behandlung
Heute
- Telefon klingelt, die Hände sind in der Farbe
- Anruf geht auf die Mailbox
- In der Pause Mailbox abhören
- Rückruf, Kalender prüfen, Termin eintragen
- Bestätigung per Nachricht hinterherschicken
Automatisiert
- Anruf kommt herein
- KI-Agent erfasst Wunschleistung und Wunschzeit
- Freier Termin wird im Kalender geprüft und gebucht
- Bestätigung geht raus, die Erinnerung folgt vor dem Termin
Website-Agent
Fragen zu Leistungen und Einsatzgebiet
Heute
- Besucher fragt per Formular, ob Sie auch in seinem Ort arbeiten
- Anfrage landet im Postfach
- Antwort am Abend oder am nächsten Werktag
- Rückfrage, weil Fotos und Maße fehlen
Automatisiert
- Besucher stellt seine Frage
- Agent antwortet direkt aus Ihren Angaben
- Fotos und Maße werden gleich erfragt
- Übergabe an Sie, sobald es konkret wird
E-Mail-Automation
Anfragen sortieren und Angebote vorbereiten
Heute
- Anfragen, Lieferantenmails und Rechnungen landen im selben Postfach
- Jede Mail wird abends einzeln gelesen
- Angebote werden jedes Mal von Hand zusammengestellt
- Antworten warten, bis nach Feierabend Zeit ist
Automatisiert
- Eingehende Mails werden gelesen und einsortiert
- Anfragen mit Angebotspotenzial werden erkannt
- Ein Angebotsentwurf liegt fertig vorbereitet
- Sie prüfen, korrigieren und geben frei
Dokumentenverarbeitung
Lieferscheine mit der Bestellung abgleichen
Heute
- Lieferscheine sammeln sich im Transporter
- Positionen von Hand abtippen
- Zeile für Zeile mit der Bestellung vergleichen
- Fehlmengen fallen erst bei der Rechnung auf
- Reklamation kommt spät, weil es niemand gemerkt hat
Automatisiert
- Lieferschein fotografieren
- Werte werden ausgelesen und mit der Bestellung abgeglichen
- Nur Abweichungen landen bei Ihnen
- Sie prüfen und geben frei
Zum Ausprobieren
So wird aus einem Prozess eine Automation
Links der Ablauf, wie er heute in vielen Betrieben aussieht. Ein Klick zeigt, was davon übrig bleibt.
- Kunde ruft an
- Mitarbeiter nimmt ab unterbricht die laufende Arbeit
- Termin wird gesucht Kalender öffnen, Verfügbarkeit prüfen
- Termin wird eingetragen
- Bestätigung wird verschickt
- Kunde ruft an
- KI-Agent nimmt ab erfasst das Anliegen im Gespräch
- Kalender wird geprüft und gebucht direkt im System, ohne Zwischenschritt
- Bestätigung geht sofort raus
Zwei Schritte weniger — und keiner davon unterbricht jemanden bei der Arbeit. Die Übergabe an einen Menschen bleibt jederzeit möglich.
Nutzen
Was bringt mir das?
Nicht die Technik ist der Punkt, sondern was sich im Alltag ändert.
Zeit zurückgewinnen
Wiederkehrende Aufgaben laufen ohne Zutun weiter, auch abends und am Wochenende.
Mitarbeiter entlasten
Weniger Routine, weniger Unterbrechungen, weniger Übertragungsfehler.
Schneller reagieren
Anfragen bekommen sofort eine Antwort statt am nächsten Werktag.
Vorsprung aufbauen
Was automatisiert läuft, lässt sich ausweiten, ohne im gleichen Maß Personal aufzubauen.
Beratung
Wie Wallres arbeitet
Erst verstehen, dann rechnen, dann bauen. Wenn sich in der Analyse zeigt, dass sich eine Automatisierung nicht lohnt, sagen wir das.
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Analyse
Wir schauen uns an, wie die Arbeit heute tatsächlich läuft — nicht wie sie laufen sollte.
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Potenziale identifizieren
Welche Schritte wiederholen sich, kosten Zeit und folgen klaren Regeln? Dort lohnt es sich.
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Konzept
Sie bekommen einen konkreten Vorschlag: was automatisiert wird, was bewusst nicht, und was es kostet.
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Umsetzung
Wir bauen das System und testen es mit echten Fällen aus Ihrem Betrieb, bevor es scharf geht.
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Integration
Anbindung an das, was Sie schon nutzen: Kalender, Telefonie, Warenwirtschaft, CRM.
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Optimierung
Im Betrieb zeigt sich, was noch hakt. Wir bleiben ansprechbar und justieren nach.
Warum Wallres
Erst Abläufe geführt, dann Abläufe gebaut
Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass jemand den Ablauf nicht verstanden hat, bevor er ihn verändert.
Führung dort, wo Übergaben zählen
Über Jahre weisungsbefugte Führungskraft in einem Großkonzern. Wer Abläufe über Abteilungsgrenzen hinweg verantwortet hat, kennt den Unterschied zwischen dem Prozess auf dem Papier und dem, was im Alltag wirklich passiert.
Gastronomie als Maßstab
Eigener Hintergrund im laufenden Gastronomiebetrieb. Daher kommt der Anspruch: Ein System muss laufen, wenn niemand Zeit hat, sich darum zu kümmern. Im Salon bei voller Belegung genauso wie auf der Baustelle.
Anbindung statt Neuanfang
Wir arbeiten mit dem, was bei Ihnen bereits läuft — Kalender, Telefonie, Handwerkersoftware, Terminbuch. Sie müssen nichts ersetzen. Und wo eine Schnittstelle technisch nicht möglich ist, erfahren Sie das vor dem Angebot statt mitten in der Umsetzung.
Infrastruktur in Deutschland
Die Systeme laufen auf Servern in Deutschland. Diese Website lädt nichts von fremden Servern nach, deshalb braucht sie auch kein Cookie-Banner.
Klare Verträge statt Kleingedrucktes
Auftragsverarbeitung wird schriftlich geregelt. Sie wissen, welche Daten wo verarbeitet werden, bevor Sie unterschreiben.
Ein Ansprechpartner, keine Hotline
Sie sprechen mit der Person, die das System gebaut hat. Kein Ticketsystem, keine wechselnden Zuständigkeiten.
Häufige Fragen
Was Betriebe vorher wissen wollen
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb überhaupt?
Manchmal ja, manchmal nicht. Entscheidend ist, wie oft sich ein Ablauf wiederholt und wie viel Zeit er kostet. Genau das klären wir in der Analyse, bevor Sie sich für etwas entscheiden.
Merken meine Kunden, dass eine KI antwortet?
Der Agent sagt gleich in der Begrüßung, dass er eine KI ist. Wir bauen keine Systeme, die vorgeben, ein Mensch zu sein. Der Weg zu einer echten Person bleibt immer offen.
Was passiert, wenn der Agent etwas nicht versteht?
Dann übergibt er. Das ist ein fester Bestandteil jedes Systems, das wir bauen: eine klare Grenze, ab der ein Mensch übernimmt.
Muss ich meine bestehende Software wechseln?
In der Regel nicht. Wir docken an das an, was Sie schon nutzen. Wenn eine Anbindung technisch nicht möglich ist, sagen wir das vor dem Angebot.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das hängt vom Umfang ab. Ein einzelner, klar umrissener Ablauf ist deutlich schneller umgesetzt als eine Anbindung an mehrere Systeme. Eine belastbare Einschätzung bekommen Sie mit dem Konzept, nicht vorher.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Deutschland. Welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden, steht in der Auftragsverarbeitung und in unserer Datenschutzerklärung.
Kontakt
Prozess analysieren lassen
Schreiben Sie kurz, worum es geht. Sie bekommen eine Rückmeldung, in der Regel am selben oder nächsten Werktag.
- info@wallres.de
- Telefon
- 0176 76952820
- Sitz
- Aschaffenburg, Deutschland