Automation

Was sich automatisieren lässt

Neun Bereiche, in denen Automatisierung im Alltag messbar Arbeit abnimmt. Zu jedem steht auch, wann sie sich nicht lohnt — das gehört zur ehrlichen Einschätzung dazu.

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Übersicht

Die Bereiche im Detail

Kein Baukasten von der Stange. Welche Bausteine sinnvoll zusammenspielen, ergibt sich aus Ihren Abläufen und den Systemen, die Sie schon nutzen.

Telefon-Agenten

Für Betriebe, bei denen das Telefon während der Arbeit klingelt und Anrufe regelmäßig unbeantwortet bleiben.

Agent nimmt ab und erfasst das Anliegen im Gespräch
Standardfälle werden direkt erledigt, etwa eine Terminbuchung
Alles andere wird notiert und an Sie übergeben
Sie bekommen eine Zusammenfassung, kein Sprachwirrwarr

Wann es nicht passt Bei wenigen Anrufen am Tag oder wenn fast jedes Gespräch eine individuelle Beratung ist. Dann kostet die Einrichtung mehr, als sie einspart.

Website-Chatbots

Für Seiten, auf denen immer wieder dieselben zehn Fragen gestellt werden, bevor jemand anfragt.

Antwortet aus Ihren eigenen Angaben, nicht aus dem Internet
Fragt fehlende Angaben nach, bevor die Anfrage bei Ihnen landet
Sagt gleich in der Begrüßung, dass er eine KI ist
Übergibt an Sie, sobald es konkret oder heikel wird

Wann es nicht passt Wenn kaum jemand die Website besucht oder die Leistungen so individuell sind, dass jede Antwort ohnehin ein Gespräch braucht.

Terminvereinbarung

Für alle, die Termine heute per Telefon oder E-Mail abstimmen und dabei mehrfach hin und her schreiben.

Verfügbarkeit wird im echten Kalender geprüft
Termin wird gebucht und sofort bestätigt
Erinnerung geht rechtzeitig raus
Absagen geben den Slot automatisch wieder frei

Wann es nicht passt Wenn die Terminplanung stark von Faktoren abhängt, die nirgends erfasst sind — etwa der Tagesform des Teams oder der Wetterlage auf der Baustelle.

E-Mail-Automation

Für Postfächer, in denen Anfragen, Bestellungen und Rechnungen durcheinanderlaufen.

Eingänge werden nach Anliegen sortiert
Wiederkehrende Fälle bekommen einen vorbereiteten Antwortentwurf
Anhänge landen automatisch am richtigen Ort
Sie geben frei — abgeschickt wird nichts ohne Ihr Zutun

Wann es nicht passt Bei geringem Mailaufkommen oder wenn jede Nachricht eine eigene fachliche Bewertung braucht.

Dokumentenverarbeitung

Für Betriebe, in denen Lieferscheine, Rechnungen oder Formulare von Hand abgetippt werden.

Beleg wird fotografiert oder per Mail eingereicht
Werte werden ausgelesen und geprüft
Abgleich mit Bestellung oder Vertrag läuft automatisch
Nur Abweichungen landen zur Prüfung bei Ihnen

Wann es nicht passt Bei sehr wenigen Belegen im Monat oder bei handschriftlichen Unterlagen in wechselnder Form — die Fehlerquote wird dann schnell zum eigentlichen Problem.

Inventurbot

Für Betriebe, die Bestände heute auf Zetteln erfassen und die Zahlen abends in eine Tabelle übertragen.

Bestand wird in den Messenger getippt, in normaler Sprache
Der Bot erkennt Artikel und Menge und legt sie zur Bestätigung vor
Nach der Bestätigung geht der Eintrag in die Bestandstabelle
Verbrauch und Differenzen werden mitberechnet

Wann es nicht passt Bei kleinem, übersichtlichem Bestand, der ohnehin in zehn Minuten gezählt ist. Und wenn die Bestände in einem geschlossenen Kassen- oder Warenwirtschaftssystem ohne Schnittstelle liegen — dann klären wir vorher, ob eine Anbindung überhaupt möglich ist.

CRM-Automation

Für alle, die Kundendaten in mehreren Systemen pflegen und dabei den Überblick verlieren.

Neue Kontakte werden automatisch angelegt statt abgetippt
Anfragen werden dem richtigen Vorgang zugeordnet
Nachfassen wird terminiert, statt vergessen zu werden
Der Stand ist an einer Stelle sichtbar, nicht an vier

Wann es nicht passt Wenn kein CRM im Einsatz ist und auch keines eingeführt werden soll. Eine Automation über ein System, das niemand pflegt, bringt nichts.

Interne Workflows

Für Übergaben, die heute per Zuruf, Zettel oder Gruppenchat laufen und deshalb regelmäßig liegen bleiben.

Auslöser wird definiert: eine Bestellung, ein Formular, ein Datum
Die Schritte laufen in fester Reihenfolge ab
Zuständigkeiten und Fristen sind hinterlegt
Bleibt etwas hängen, gibt es eine Meldung statt Stillstand

Wann es nicht passt Wenn der Ablauf jedes Mal anders aussieht. Automatisieren lässt sich nur, was einer wiederkehrenden Regel folgt.

Individuelle KI-Agenten

Für Aufgaben, die es so von der Stange nicht gibt, aber im Betrieb jeden Tag anfallen.

Wir schauen uns den Ablauf im echten Betrieb an
Der Agent bekommt nur die Rechte, die er wirklich braucht
Test mit echten Fällen, bevor etwas scharf geht
Eine klare Grenze, ab der ein Mensch übernimmt

Wann es nicht passt Wenn die Aufgabe rechtlich oder fachlich eine persönliche Entscheidung verlangt. Dort unterstützt ein Agent bei der Vorbereitung, mehr nicht.